Project Support – als Interim-Mitarbeiter im Kundenunternehmen

von: Florian Stattmann, BDO Senior Consultant

Das klassische Beratungsgeschäft ist ein Projektgeschäft. Es ist zwar häufig der Fall, dass mehrere unterschiedliche Projekte mit einem Kunden abwickelt werden, jedoch ist jedes Projekt für sich ein einmaliges Vorhaben mit abgestimmten Tätigkeiten sowie Anfangs- und Endtermin. Selbstverständlich erfordern die meisten Projekte einen regelmäßigen Kundenkontakt. Je nach Projektsetup bedeutet das, dass man zwischen 2 Stunden und 4 Tage in der Woche beim Kunden ist.

Unter Project Support wird im Gegensatz zum zuvor beschriebenen klassischen Projekt ein ausgeliehener Mitarbeiter verstanden, der zwischen 1 bis 5 Tage pro Woche über einen Zeitraum von bis zu 12 Monaten den Kunden bei verschiedensten Themenstellungen vor Ort unterstützt. Die Aufgaben können von Interim-Projektmanagement über Workshop-Moderation bis hin zur Weiterentwicklung von tagesgeschäftlichen Angelegenheiten reichen. Das vordergründige Ziel ist dabei natürlich immer, die Themenstellungen inhaltlich voranzutreiben. So kann es durchaus vorkommen, dass man beispielsweise bei der Erstellung des monatlichen Finanzreportings mitwirkt und dabei in der operativen Erarbeitung ein Auge auf die Verbesserung der Kennzahlen und die Optimierung etwaiger Prozessschwächen hat.

Flexibilität in Kombination mit vollem Beratertoolset

In den meisten Fällen vereinbart man mit den Kunden als Project Support einen gewissen Aufgabenbereich mit bestimmten Zielen. Außerdem gibt es meist eine Art Probezeit, in der beide Seiten testen können, ob das gewählte Modell zielführend ist. Bei der Definition des Aufgabenbereichs hat es sich bewährt, möglichst präzise zu sein. Nicht selten wird der Berater vor Ort sonst im Tagesgeschäft eingesetzt und bei guter Arbeitsleistung auch gerne zwischen einzelnen Abteilungen des Kunden herumgereicht. Aus Beratersicht macht diese Vielfalt natürlich unglaublich viel Spaß und kann durchaus Mehrwert schaffen, jedoch gibt es in den meisten Fällen effizientere Projektsetups, um gewisse Inhalte abzuarbeiten.

Zusammen mit einem Hauptansprechpartner vor Ort – meist aus dem mittleren Management – werden die Arbeitstage beim Kunden definiert. Dies geschieht normalerweise für 1 bis 2 Wochen im Voraus. Das ermöglicht dem Kunden ein rasches Reagieren auf geänderte Rahmenbedingung und neue Aufgaben. In der Vergangenheit kam es auch immer wieder vor, dass kurzfristig ein zweiter oder auch dritter Berater hinzugezogen wurden, um Arbeitsspitzen des Kunden abzufangen. Diese rollierende Planung verlangt aus Beratersicht natürlich nach einer gewissen Spontanität. Schließlich kann man sich nie sicher sein, was die kommenden Wochen bringen.

Die Standardfrage, die man bei jeder neuen Themenstellung des Kunden zu hören bekommt, ist: „Hast du denn schon einmal ein Projekt in dieser Richtung gemacht?“. In den meisten Fällen lautet die Antwort: „Ja“. Sollte man selbst noch kein Projekt mit ähnlicher Themenstellung begleitet haben, dann kann meist ein anderer Kollege aus dem Beratungsunternehmen Input für eine erprobte Herangehensweise liefern. Der Berater hat den Vorteil, auf eine breite Wissensdatenbank mit unterschiedlichsten Tools zugreifen zu können: vom konzeptionellen PowerPoint-Slide bis hin zum detaillierten Excel-Modell. Dadurch muss das Rad nicht immer neu erfunden werden, denn für die meisten Problemstellungen sind bereits Lösungsansätze vorhanden. Das hilft als Consultant dabei, sich relativ schnell ein gutes Standing beim Kunden zu erarbeiten, weil für jedes Problem scheinbar bereits ein Lösungsansatz existiert. 

Vom Berater zum (Teilzeit-)Kollegen

Der Berater hat in Unternehmen anfangs sehr oft mit Vorurteilen zu kämpfen. Unternehmen, die bereits negative Erfahrungen mit Beratungsprojekten machen mussten, sind für einen Consultant eine besondere Herausforderung. In den ersten Tagen als Interim-Mitarbeiter kann man das, ohne eine gewisse Anpassungsfähigkeit, sehr schnell zu spüren bekommen. Schließlich ist der Consultant wie ein neuer (eher ungewollter) Kollege. Als externer Berater sitzt bei den Mitarbeitern im Büro, trifft sich in der Kaffeeküche und geht gemeinsam Mittagessen. Den Sprung vom Berater zum vollakzeptierten Kollegen zu schaffen, kann in manchen Fällen hart sein, er ist aber essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Dafür ist es aus Sicht eines Consultants umso erfüllender, wenn man sich die Akzeptanz der Interim-Kollegen erarbeiten kann. Wenn sogar die einstigen Kritiker einen sinnstiftenden Nutzen in der geleisteten Arbeit sehen und aktiv die Meinung des Beraters einholen, gibt das dem ganzen Konzept eine sehr positive Dynamik.

Das Beratungsmodell des Project Support stellt uns Berater also besonders zwischenmenschlich vor Herausforderungen. Sind diese Hürden genommen, hat man aber eine Reihe neuer Kollegen (und manchmal sogar Freunde) gewonnen. Außerdem ermöglicht es einem, das Unternehmen richtig kennenzulernen, wohingegen klassische Beraterprojekten meist nur einen ersten Einblick in die Unternehmenskultur ermöglichen.

Kaltes Wasser mit steiler Lernkurve

Allein beim Kunden - das ist vor allem für junge Berater ein Erlebnis. Natürlich ist es anfangs eine gewisse Drucksituation. Eine Probezeit seitens des Kunden erhöht die Belastung zusätzlich. Ist diese erste Hürde aber überwunden und findet sich im Kundenunternehmen zurecht, dann wartet ein spannender Arbeitsalltag mit einer Reihe von abwechslungsreichen Aufgabenstellungen.

Als Berater treibt man proaktiv Projektinhalte voran, dient in allerlei inhaltlichen Fragestellungen als Sparringspartner und löscht den einen oder anderen Brandherd. Dabei findet man sich schnell in hochbesetzten Meetings mit dem Topmanagement des Kunden wieder und gestaltet dessen Inhalte. Dementsprechend schnell gilt es, sich das Wissen anzueignen, um fachlich fundiert mitreden und mitgestalten zu können. Daraus resultiert eine steile Lernkurve, die sich im doch sehr geschützten, „normalen“ Projektalltag nicht ergibt.

Als Project Support bei einem Kunden zu arbeiten ist damit eine der spannendsten Aufgaben, die der Berateralltag bereithält. Schwimmt man erstmal, im – zugegebenermaßen kalten – Wasser, profitieren sowohl Kunden als auch Berater von der Zusammenarbeit. 

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