So machen Firmen mit Digitalisierung und Cloud Ressourcen frei

von: Andreas Dangl, Fabasoft

Der Weg zur Digitalisierung im eigenen Unternehmen wird vielerorts als Spießrutenlauf wahrgenommen: Getrieben davon, auch in Zukunft konkurrenzfähig zu sein, aber eingeschränkt durch immer knappere Budgets, sieht man mehr Hürden als Chancen vor sich. Mit der richtigen Herangehensweise und dem Fokus auf das Freimachen von Ressourcen, kann Digitalisierung nicht nur die Effizienz eines Unternehmens steigern, sondern neuen Raum für Innovationen und neue Geschäftsmodelle schaffen.

Mit Digitalisierung, zum Beispiel bei Prozessmanagement und Dokumentenlenkung, sparen Unternehmen Ressourcen, sie kommunizieren schneller und einfacher mit Kunden, Mitarbeitern und anderen externen Stakeholdern. Dokumente werden synchronisiert, geteilt und in Echtzeit bearbeitet. Workflows laufen automatisiert und zu hundert Prozent nachvollziehbar ab, die Produktivität wird erhöht, die Fehlerquote bei der Prozessbearbeitung sinkt, und die Qualität der Workflows steigt. Dies ist die Basis für die kontinuierliche Steigerung des Kundenservice und eine personalisierte Kommunikation, die kompromisslos auf das Kundenbedürfnis fokussiert – das Unternehmen kann somit schneller und effektiver auf Anforderungen und Entwicklungen des Marktes reagieren.

Unternehmen gehen mit einer Business-Cloud-Lösung richtig und systematisch an die Digitalisierung von Geschäftsprozessen heran. Leider ist die Digitalisierung hierzulande noch nicht genug auf Geschäftsführerebene als strategisches Asset verankert, wird viel zu oft ausschließlich bei der IT angesiedelt. Wer die Umgestaltung von Prozessen aber strategisch angeht, muss alle Abteilungen und die Geschäftsführung ins Boot holen. Die folgenden Hinweise helfen dabei:

 

1.    Digitalisierung ganzheitlich angehen: Das Ziel ist kein einzelnes, neues technologisches Gimmick, sondern effizientere Geschäftsprozesse und somit reduzierte Mitarbeiter-Aufwände und -Kosten.

2.    Wille zur Veränderung als Motor: Die Begeisterung für Neues innerhalb des Unternehmens muss geweckt und kontinuierlich gepflegt werden, damit die Digitalisierung ihr Potenzial entfalten kann. Sie ist das zentrale Werkzeug, um Innovationen voranzutreiben. Diese Entwicklung muss von der Geschäftsführung ausgehen und vorangetrieben werden.

3.    Durchdachte Planung tut not: Die Evaluierung geschäftsrelevanter, ressourcenintensiver und häufig genutzter Anwendungen ist der erste wichtige Schritt zu Beginn des Digitalisierungsprojekts mit der Cloud.

4.    Alle Interessen miteinbeziehen: Digitalisierung und Cloud sind wesentlich mehr als reine IT-Themen. Daher müssen bereits zu Beginn der Überlegungen alle Fachabteilungen und Interessen ins Boot geholt werden.

5.    Verlässlichste Lösung wählen: Es gibt Business Clouds, die die höchsten Ansprüche an Sicherheit, Compliance, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle erfüllen und gleichzeitig maximale Agilität gewährleisten. Vielen Firmen ist nicht klar, dass sie sich für ihre Migration in die Cloud nicht „verbiegen“ müssen, sondern dass sich die Cloud perfekt in ihre IT-Landschaft integrieren lässt.

6.    Neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) bedenken: Im Rahmen der Einführung der neuen EU-DSGVO können künftig Strafen in Höhe von bis zu vier Prozent der weltweiten Jahresumsätze eines Unternehmens oder bis zu 20 Millionen Euro verhängt werden. Die Verordnung tritt im Mai 2018 in Kraft. Unternehmen sollten daher jetzt auf eine Cloud setzen, die Sicherheit, Transparenz und Compliance als Grundsäulen hat und die für eine revisionssichere Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumenten zertifiziert ist.

 

Durch die freigewordenen Ressourcen können Innovationen intern vorangetrieben werden, und mit einer Cloudbasierten Kollaborationsanwendung wird das Unternehmenswissen sicher und kontrolliert allen an einem Projekt beteiligten Personen zur Verfügung gestellt, Silodenken wird vermieden, das Wohl des Unternehmens steht im Vordergrund.

Innovation im Unternehmen kommt oft aus Abteilungen, von denen die Geschäftsführung oder die R&D Abteilung es am wenigsten erwartet. Um gute Ideen im Unternehmen zu halten, muss intern kommuniziert werden, dass neue Ideen und Sichtweisen aller Mitarbeiter willkommen sind und die Rahmenbedingungen für Kreativität geschaffen werden. Die durch Prozessoptimierung gewonnene Zeit könnten Mitarbeiter zum Beispiel für Innovation nutzen.
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